§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Angebote, Leistungen und Verträge der malmachen eGbR, Ulrichsberger Straße 17, 94469 Deggendorf, handelnd unter der Marke „malma" (nachfolgend „Anbieter"), gegenüber ihren Kunden (nachfolgend „Kunde"). Sie gelten insbesondere für Enterprise-Pakete (Enterprise und Enterprise Premium), Einmalprojekte, Partner- und White-Label-Modelle, API-Integrationen, Dienstleistungen auf Drittanbieter-Plattformen sowie sonstige individuell vereinbarte Leistungen im Zusammenhang mit KI-gestützten Telefonagenten.

(2) Das Angebot des Anbieters richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind vom Vertragsschluss ausgeschlossen. Mit Annahme des Angebots bestätigt der Kunde, dass er in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.

(3) Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht oder in Kenntnis solcher Bedingungen leistet. Abweichende Vereinbarungen gelten nur, wenn sie im Angebot oder im jeweiligen Vertrag ausdrücklich getroffen werden.

§ 2 Vertragsschluss; Rangfolge der Vertragsdokumente

(1) Verträge kommen ausschließlich durch Annahme eines individuellen Angebots des Anbieters durch den Kunden in Textform zustande. Die Annahme kann insbesondere durch elektronische Signatur über ein vom Anbieter bereitgestelltes Signatursystem (z. B. PandaDoc) erklärt werden. Eine Registrierung über eine Website, ein Online-Bestellprozess oder eine sonstige Selbstbedienungs-Buchung findet nicht statt.

(2) Mit Annahme des Angebots werden der jeweilige Vertrag (z. B. Enterprise-Vertrag, Projektvertrag, Partner- und White-Label-Vertrag), dessen Anlagen (insbesondere das Service Level Agreement und die Geheimhaltungsvereinbarung) sowie diese AGB in den Vertrag einbezogen, soweit sie dem Kunden mit dem Angebot zur Verfügung gestellt oder in dem Angebot in Bezug genommen wurden.

(3) Bei Widersprüchen zwischen den Vertragsdokumenten gilt folgende Rangfolge:

das Angebot,
der jeweilige Vertrag,
das Service Level Agreement (SLA) & Supportbedingungen („SLA-Anlage"),
die Geheimhaltungsvereinbarung (NDA),
diese AGB.

Die jeweils speziellere Regelung geht der allgemeineren vor.

§ 3 Leistungen des Anbieters

(1) Der Anbieter erbringt seine Leistungen im Modell „Done for you": Er konzipiert, erstellt, betreibt und optimiert KI-gestützte Telefonagenten für den Kunden und erbringt damit verbundene Leistungen (z. B. Einrichtung, Integrationen, Reporting, laufende Betreuung, API-Anbindung, White-Label-Bereitstellung). Art und Umfang der Leistungen ergeben sich abschließend aus dem Angebot und dem jeweiligen Vertrag.

(2) Die Leistungen des Anbieters sind Dienstleistungen im Sinne der §§ 611 ff. BGB. Ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg, eine bestimmte Anzahl an Terminen oder Abschlüssen oder eine bestimmte Quote wird nicht geschuldet, soweit nicht im Angebot ausdrücklich etwas anderes zugesagt ist; im Angebot ausdrücklich zugesagte Leistungsversprechen bleiben unberührt.

(3) Ein Zugang des Kunden zu Systemen des Anbieters ist keine Voraussetzung der Leistungserbringung. Dem Kunden können Zugänge (z. B. zu Auswertungen oder Konfigurationsoberflächen) eingeräumt werden; ob und in welchem Umfang, ergibt sich aus dem Angebot.

(4) Soweit der Anbieter Rufnummern bereitstellt, erhält der Kunde hieran ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Dauer des Vertrags. Ein Anspruch auf eine bestimmte Rufnummer oder eine bestimmte Ortsvorwahl besteht nur, wenn dies im Angebot vereinbart ist. Die Dienste des Anbieters ersetzen keinen Festnetz- oder Mobilfunkanschluss; Notrufe (110, 112) werden nicht unterstützt.

(5) Der Anbieter darf zur Leistungserbringung sorgfältig ausgewählte Unterauftragnehmer und Dienste Dritter (z. B. Telekommunikations- und KI-Dienstleister) einsetzen. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen nach § 9 bleiben unberührt.

§ 4 Preise, Abrechnung und Zahlungsbedingungen

(1) Die Vergütung ergibt sich aus dem Angebot. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Der Kunde erhält elektronische Rechnungen. Die Zahlung erfolgt gegen Rechnung per SEPA-Lastschrift oder Überweisung. Erteilt der Kunde ein SEPA-Lastschriftmandat, kann die Vorabankündigung (Pre-Notification) mit der Rechnung verbunden und die Ankündigungsfrist auf einen Bankarbeitstag verkürzt werden.

(3) Monatliche Vergütungen sind jeweils im Voraus zum Monatsbeginn fällig. Einmalige Vergütungen sind sofort nach Auftragserteilung fällig. Abweichende Fälligkeiten können im Angebot vereinbart werden.

(4) Gesprächsminuten werden minutengenau nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet; eine Aufrundung angefangener Minuten auf volle Minuten findet nicht statt. Maßgeblich ist die von den Systemen des Anbieters bzw. der eingesetzten Telekommunikationsdienstleister erfasste Gesprächsdauer. Die Abrechnung der Gesprächsminuten und sonstiger nutzungsabhängiger Entgelte erfolgt zum Ende des jeweiligen Kalendermonats; der Rechnungsbetrag ist binnen sieben Tagen ab Zugang der Rechnung ohne Abzug zahlbar.

(5) Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen; der Anbieter kann insbesondere Verzugszinsen und Mahnkosten berechnen. Der Anbieter ist ferner berechtigt, nach Mahnung mit angemessener Nachfrist seine Leistungen ganz oder teilweise auszusetzen, bis fällige Zahlungen ausgeglichen sind. Während einer berechtigten Aussetzung bleiben die Zahlungspflichten des Kunden bestehen. Weitergehende Rechte des Anbieters, insbesondere die außerordentliche Kündigung nach § 10 Abs. 2, bleiben unberührt.

(6) Beanstandungen einer Rechnung sind binnen sieben Tagen ab Zugang in Textform geltend zu machen; andernfalls gilt die Rechnung als anerkannt. Auf diese Folge wird in der Rechnung hingewiesen.

(7) Vertragsgemäß erbrachte nutzungsabhängige Leistungen, insbesondere abgerechnete Gesprächsminuten sowie eingerichtete Zusatzleistungen und Integrationen, sind nicht erstattungsfähig.

§ 5 Pflichten und Verantwortlichkeiten des Kunden

(1) Der Kunde nutzt die Leistungen des Anbieters ausschließlich gesetzeskonform und im Rahmen der vertraglich vorgesehenen Zwecke. Er hält alle einschlägigen Vorschriften ein, insbesondere die des Telekommunikationsrechts, des Datenschutzrechts (u. a. DSGVO) und des Wettbewerbsrechts (u. a. UWG).

(2) Für die vom Kunden vorgegebenen oder freigegebenen Inhalte, Ziele, Kampagnen, Gesprächsleitfäden und Daten ist allein der Kunde verantwortlich. Der Anbieter prüft diese nicht auf rechtliche Zulässigkeit und erbringt keine Rechtsberatung.

(3) Der Kunde stellt sicher, dass für jede von ihm veranlasste Kontaktaufnahme eine rechtmäßige Grundlage besteht. Unzulässige Werbeanrufe, insbesondere gegenüber Verbrauchern ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung, sind untersagt. Vor der Übergabe von Kontakten und vor der Freigabe einer Kampagne stellt der Kunde sicher, dass die erforderlichen Einwilligungen, Nachweise und sonstigen Rechtsgrundlagen vorliegen. Einzelheiten regeln § 7 und der jeweilige Vertrag.

(4) Der Kunde wirkt an der Leistungserbringung mit, indem er insbesondere benötigte Informationen, Inhalte, Freigaben und – soweit erforderlich – Zugänge zu eigenen Systemen rechtzeitig bereitstellt und einen Ansprechpartner benennt. Störungen oder Verzögerungen, die auf unterlassener oder verspäteter Mitwirkung oder auf sonstigen Umständen aus dem Verantwortungsbereich des Kunden beruhen, berechtigen nicht zur Minderung der Vergütung.

(5) Soweit dem Kunden Zugänge zu Systemen des Anbieters eingeräumt werden, behandelt er die Zugangsdaten vertraulich, gewährt Dritten keinen unbefugten Zugriff und informiert den Anbieter unverzüglich bei Verdacht auf Missbrauch; betroffene Passwörter sind in diesem Fall umgehend zu ändern.

(6) Der Kunde greift nicht in Systeme oder Infrastruktur des Anbieters ein, umgeht keine Sicherheitsvorkehrungen und nimmt keine automatisierten Zugriffe außerhalb vereinbarter Schnittstellen vor.

(7) Verstößt der Kunde gegen gesetzliche Bestimmungen oder wesentliche Pflichten aus dem Vertrag oder diesen AGB, stellt er den Anbieter von sämtlichen daraus resultierenden Ansprüchen Dritter einschließlich angemessener Rechtsverteidigungskosten frei, soweit der Kunde den Verstoß zu vertreten hat, und ersetzt dem Anbieter den hieraus entstehenden Schaden. Die Rechte des Anbieters zur Aussetzung nach § 7 und zur Kündigung nach § 10 bleiben unberührt.

§ 6 Support, Verfügbarkeit und Weiterentwicklung

(1) Umfang, Servicezeiten sowie Reaktions- und Wiederherstellungsziele des Supports ergeben sich aus der SLA-Anlage des jeweiligen Vertrags.

(2) Der Anbieter benennt dem Kunden einen festen Ansprechpartner sowie einen Support-Kanal per E-Mail. Die Nutzung eines bestimmten Ticketsystems ist nicht Voraussetzung für die Inanspruchnahme von Supportleistungen oder die Auslösung vereinbarter Service-Level.

(3) Die vom Anbieter betriebenen Systeme sind grundsätzlich rund um die Uhr verfügbar. Betriebsunterbrechungen können sich insbesondere durch Wartungsarbeiten, Updates oder Umstände außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (z. B. höhere Gewalt, Ausfälle von Netzbetreibern oder Drittanbietern) ergeben. Geplante Wartungen werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt und dem Kunden vorab angekündigt.

(4) Zeiten der Nichtverfügbarkeit aufgrund angekündigter Wartung, höherer Gewalt oder sonstiger vom Anbieter nicht zu vertretender Ursachen gelten nicht als Leistungsstörung. Weitergehende Verfügbarkeitszusagen ergeben sich ausschließlich aus der SLA-Anlage des jeweiligen Vertrags.

(5) Der Anbieter ist berechtigt, seine Systeme und Leistungen fortlaufend weiterzuentwickeln, Funktionen anzupassen oder zu ersetzen, sofern die vertraglich geschuldete Hauptleistung dadurch nicht wesentlich beeinträchtigt wird. Änderungen, die den vereinbarten Leistungsumfang wesentlich beeinträchtigen würden, teilt der Anbieter dem Kunden rechtzeitig vorab mit.

§ 7 KI-Transparenz, Einwilligungen und Compliance

(1) KI-Offenlegung: Setzt der Anbieter im Rahmen der Leistungserbringung KI-gestützte Sprach- oder Kommunikationssysteme ein, die unmittelbar mit natürlichen Personen interagieren, stellt er durch technische Verankerung im Gesprächsablauf sicher, dass die betroffene Person in klarer und mündlich wahrnehmbarer Form darüber informiert wird, dass sie mit einem KI-System interagiert (Art. 50 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2024/1689, „KI-VO", anwendbar ab dem 02.08.2026). Der Kunde gibt die eingesetzten Offenlegungstexte in Textform frei und ist für die Rechtmäßigkeit des Einsatzkontexts, des Kampagnenzwecks und der Zielgruppenansprache verantwortlich. Eine Deaktivierung der Offenlegung durch den Kunden ist ausgeschlossen, soweit sie gegen zwingendes Recht verstoßen würde.

(2) Einwilligungen und Nachweise: Für Werbeanrufe ist der Kunde als werbendes Unternehmen verantwortlich. Er stellt sicher und weist auf Anforderung prüffähig nach, dass für jeden zur werblichen Nutzung freigegebenen Kontakt eine ausdrückliche Einwilligung in Telefonwerbung im Sinne des § 7a UWG vorliegt, dass kein Widerruf entgegensteht und dass die Nachweise entsprechend den gesetzlichen Anforderungen dokumentiert und aufbewahrt werden. Der Kunde stellt den Anbieter, soweit rechtlich zulässig, von Ansprüchen, Bußgeldern, Verfahrenskosten und sonstigen Nachteilen frei, die auf unrichtigen, unvollständigen oder nicht rechtzeitig vorgelegten Angaben oder Nachweisen des Kunden beruhen.

(3) Abgestufte Aussetzung: Der Anbieter ist berechtigt und – soweit gesetzliche Verbote entgegenstehen – verpflichtet, die Ausführung konkret rechtswidriger oder nicht belastbar nachgewiesener Anrufe zu verweigern. Maßnahmen erfolgen abgestuft und verhältnismäßig: Zunächst werden ausschließlich betroffene Kontakte, Segmente oder Kampagnen pausiert, soweit technisch trennbar; eine weitergehende Aussetzung kommt erst in Betracht, wenn der Kunde angeforderte Nachweise verweigert, Kontakte offenkundig rechtswidrig erhoben wurden, eine technische Trennung nicht möglich ist oder ein wiederholter oder systematischer Verstoß vorliegt. Verhältnismäßige Maßnahmen nach diesem Absatz stellen keine Leistungsstörung dar; beruhen sie auf Umständen aus der Sphäre des Kunden, bleibt der Vergütungsanspruch des Anbieters unberührt.

(4) Vorrang der Vertragsregelungen: Die Einzelheiten – insbesondere zu Offenlegungstexten und deren Dokumentation, zur Nachweiskette je Kontakt (Lead-Provenance), zu Fristen sowie zu Abhilfe-, Erstattungs- und Kündigungsrechten – regelt der jeweilige Vertrag. Dessen Regelungen gehen diesem § 7 vor.

§ 8 Anpassung bei Rechtsänderungen

(1) Treten nach Vertragsschluss zwingende rechtliche Anforderungen in Kraft oder ändern sie sich (insbesondere KI-VO, UWG, DSGVO, TDDDG oder aufsichtsbehördliche Vorgaben), ist der Anbieter berechtigt, die Leistung anzupassen, soweit dies zur Einhaltung der Anforderungen erforderlich ist und dem Kunden unter Berücksichtigung der beiderseitigen Interessen zumutbar ist; der wesentliche Leistungscharakter bleibt gewahrt. Zwingende Compliance-Mindestanforderungen (insbesondere die Offenlegung sowie die Nachweis- und Aussetzungsmechanik nach § 7) darf der Anbieter ohne gesonderten Nachtrag umsetzen.

(2) Erfordert eine Rechtsänderung darüber hinaus eine Anpassung des Vertrags, unterbreitet der Anbieter dem Kunden einen Nachtrag in Textform. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang in Textform, gilt der Nachtrag als angenommen; auf diese Folge wird im Nachtragsangebot gesondert hingewiesen. Bei fristgerechtem Widerspruch darf der Anbieter zwingende Mindestanforderungen gleichwohl nach Abs. 1 Satz 2 umsetzen; jede Partei kann in diesem Fall den Vertrag außerordentlich mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende in Textform kündigen, wenn ihr das Festhalten am unveränderten Vertrag unzumutbar ist.

(3) Mehraufwand, der über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgeht, wird als Change Request gemäß gesondertem Angebot vergütet. Abweichende oder ergänzende Regelungen des jeweiligen Vertrags gehen vor.

§ 9 Datenschutz; Auftragsverarbeitung; Vertraulichkeit

(1) Die Parteien beachten die geltenden Datenschutzvorschriften. Informationen zur Datenverarbeitung durch den Anbieter sind unter malma.ai/datenschutz abrufbar.

(2) Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden, schließen die Parteien vor Beginn der produktiven Verarbeitung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Anbieter stellt dem Kunden die Vereinbarung auf Anfrage bereit, auf Wunsch bereits vor Vertragsschluss in unterschriftsreifer Form.

(3) Beide Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei geheim zu halten. Eine gesondert geschlossene Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) geht diesem Absatz vor.

§ 10 Vertragslaufzeit, Kündigung und Aussetzung

(1) Vertragsbeginn, Laufzeit, Verlängerung und ordentliche Kündigung richten sich nach dem Angebot und dem jeweiligen Vertrag.

(2) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn

der Kunde mit einem nicht unerheblichen Teil der Vergütung trotz Mahnung und angemessener Nachfrist in Verzug ist,
der Kunde schwerwiegend oder wiederholt gegen gesetzliche Vorschriften oder wesentliche Vertragspflichten verstößt und trotz Abmahnung keine Abhilfe schafft; bei besonders schweren Verstößen ist eine Abmahnung entbehrlich,
über das Vermögen des Kunden die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens beantragt, ein solches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wird.

Die Kündigung bedarf der Textform.

(3) Aussetzungen und Sperrungen erfolgen abgestuft und verhältnismäßig nach Maßgabe des § 7 Abs. 3 sowie der Compliance-Regelungen des jeweiligen Vertrags; sie beschränken sich, soweit technisch trennbar, auf die jeweils betroffene Nutzung. Während einer Aussetzung, die auf Umständen aus der Sphäre des Kunden beruht, bleiben dessen Zahlungspflichten bestehen.

(4) Der Kunde kann während der Vertragslaufzeit jederzeit die Bereitstellung seiner Daten (insbesondere Skripte, Lead-Daten und Gesprächsprotokolle) in einem strukturierten, gängigen Format verlangen. Nach Vertragsende stellt der Anbieter auf Anfrage, die dem Anbieter binnen 30 Tagen nach Vertragsende zugehen muss, einen entsprechenden Export bereit. Im Übrigen löscht der Anbieter die Daten nach Maßgabe der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

§ 11 Haftung

(1) Bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit haftet der Anbieter unbeschränkt. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), also solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf; in diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(2) Für unentgeltlich erbrachte Leistungen haftet der Anbieter – gleich aus welchem Rechtsgrund – nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit; ausgenommen sind Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

(3) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei ausdrücklich übernommenen Garantien, bei zwingender gesetzlicher Haftung (z. B. nach dem Produkthaftungsgesetz) sowie bei Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

(4) Der Anbieter haftet nicht für mittelbare Schäden, Folgeschäden oder entgangenen Gewinn, sofern diese nicht durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit verursacht wurden.

(5) Der Anbieter haftet nicht für Inhalte, die der Kunde vorgibt oder freigibt. Er haftet ferner nicht für Leistungen Dritter (z. B. Netzbetreiber, Telekommunikations- oder KI-Dienstleister, Hosting-Provider), sofern ihn kein Auswahl- oder Überwachungsverschulden trifft; kurzzeitige Ausfälle solcher Dienste begründen keine Haftungsansprüche.

(6) Die vorstehenden Haftungsregelungen gelten auch zugunsten der Gesellschafter, gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

(7) Die Haftung des Kunden bleibt unberührt. Er haftet insbesondere für Schäden, die aus der Verletzung seiner Pflichten nach § 5 und § 7 resultieren.

§ 12 Schlussbestimmungen

(1) Der Kunde kann gegen Forderungen des Anbieters nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen aufrechnen. Die Abtretung von Ansprüchen aus dem Vertrag bedarf der vorherigen Zustimmung des Anbieters in Textform; § 354a HGB bleibt unberührt.

(2) Der Anbieter darf den Vertrag oder einzelne Rechte und Pflichten daraus mit einer Ankündigungsfrist von vier Wochen auf einen Dritten übertragen. Der Kunde kann den Vertrag in diesem Fall außerordentlich zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Übertragung in Textform kündigen.

(3) Erklärungen im Zusammenhang mit dem Vertrag genügen der Textform (z. B. E-Mail), soweit nicht gesetzlich oder vertraglich ausdrücklich Schriftform vorgesehen ist.

(4) Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern oder ergänzen, insbesondere bei Änderungen der Rechtslage oder bei Einführung neuer Leistungen. Änderungen werden dem Kunden mindestens vier Wochen vor dem geplanten Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die Änderungen als angenommen; auf diese Folge wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Widerspricht der Kunde fristgerecht, gilt die bisherige Fassung fort; § 8 bleibt unberührt. Regelungen des Angebots und des jeweiligen Vertrags gehen geänderten AGB nach Maßgabe des § 2 Abs. 3 vor.

(5) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ist Deggendorf, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(6) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt diejenige wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt; Entsprechendes gilt für Vertragslücken.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für Leistungen der malmachen eGbR (malma)